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A importância do número de série da Nota Fiscal Eletrônica

Para as empresas que ainda não entraram na obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica(NF-e), é importante saber que o   Ajuste SINIEF 08/09 deixou de exigir a obrigação de iniciar a série da NF-e a partir do número 1.  Com isso, passa a ser permitido aos estabelecimentos, em virtude da limitação de número de série de seus sistemas, adotarem a numeração de série da NF-e distinta da utilizada atualmente, no controle de emissão para a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A. No caso de estabelecimento que utilize atualmente séries 1 e 2 na emissão da nota fiscal modelo 1 ou 1 A, poderá iniciar a emissão da NF-e com o número de série 3.

Um dos motivos para a publicação desse Ajuste, ocorreu devido a inúmeros problemas com a implantação da NF-e em empresas que possuíam seus sistemas de faturamento com a chave do registro utilizando apenas  o número da nota e a série, não era considerado o modelo da nota, acarretando dessa forma a duplicação do registro em seu sistema de faturamento. Com esta limitação, muitas dessas empresas iniciavam a numeração a partir da última numeração utilizada na nota fiscal modelo 1,  ou mudavam  a série. O problema que surgia na primeira solução, era o salto de numeração da NF-e, que obrigava essas empresas a fazer a inutilização da faixa de numeração, na segunda solução, a legislação anterior obrigava, para cada novo modelo de documento fiscal, que se iniciasse a série a partir do número 1, o que tornava impossível a implantação por conta da duplicação dos registros.

Com a publicação desse ajuste, a maioria das empresas que tinham a limitação na chave do registro do número da nota em seu sistema de faturamento,  puderam definir qual  o  número de série  iriam utilizar na adoção da NF-e, para poder assim, iniciar a numeração a partir do 1. Desta forma, eliminou-se a possibilidade de duplicação de registros dos números das notas no sistema de faturamento dessas empresas, permitindo que a implantação fosse feita de forma natural.

Lembramos que a utilização do número de série é uma opção exclusiva da empresa, podendo ser utilizada mais de uma série para facilitar o controle das operações fiscais de entrada ou saída realizadas pela empresa. Por exemplo, a empresa poderá utilizar um número de série para as notas de entrada, e outro para as notas de saída, porém deverá lançar no livro de Registro de utilização de Documentos Fiscais e Termo de Ocorrência (RUDFTO), o registro da ocorrência, sempre que for criada uma nova série com o intuito de realizar algum controle específico para a empresa.

Observamos que durante a implantação do projeto, sempre que ocorrer um fato novo que justifique implementar a alteração na legislação, com o propósito de garantirem às empresas a possibilidade de implantação do projeto sem maiores transtornos, isto ocorrerá. Cabe aos profissionais envolvidos no processo de faturamento da empresa, identificar se estes fatos estão presentes em seu sistema, procurando utilizar a solução que melhor se adapte à sua situação, ou buscando outras soluções disponíveis no mercado que poderão solucionar esses problemas, como por exemplo, a contratação de serviços específicos para emissão de Nota Fiscal Eletrônica e o armazenamento de informações pelo período decadencial disponível neste site.

 

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